Trước khi đặt mua tủ sắt đựng hồ sơ, tài liệu cho công ty, các bạn cần quan tâm một chút đến các tiêu chí dưới đây để mua được tủ phù hợp với nhu cầu sử dụng, tiện lợi và tiết kiệm chi phí cho công ty.
Không gian lưu trữ
Trước khi mua tủ sắt đựng hồ sơ văn phòng, bạn cần tính số hồ sơ, tài liệu, đồ dùng cần lưu trữ của tủ bao nhiêu là đủ. Các nhân viên thường sẽ lưu trữ số lượng nhỏ giấy tờ, hồ sơ nhưng những bộ phận như hành chính nhân sự, kế toán, kinh doanh phải lưu trữ nhiều tài liệu hơn. Dựa vào đó để bạn lựa chọn tủ cao hay thấp, có nhiều ngăn hay ít ngăn để phù hợp với nhu cầu sử dụng và cũng giúp tiết kiệm chi phí cho công ty.
Tính an toàn
Nếu chỉ bảo quản, lưu trữ những tài liệu dùng hàng ngày, ít quan trọng không cần thiết phải bảo mật thì có thể chọn tủ tài liệu văn phòng không có khóa hoặc không cánh, nhờ đó sẽ tiết kiệm chi phí và thời gian cất trữ hay tìm kiếm các giấy tờ.
Còn nếu bảo quản hồ sơ quan trọng thì hãy dùng tủ có khóa để đảm bảo an toàn. Ngoài ra bạn nên chọn tủ tài liệu sắt hơn là gỗ vì nó có khả năng chịu được nhiệt, chống thấm nước nên các tài liệu quan trọng của công ty vẫn sẽ luôn an toàn.
Tính tiện lợi
Bạn cũng cần chọn tủ đựng hồ sơ có thiết kế phù hợp với nhu cầu sử dụng và không gian văn phòng. Nếu tài hồ sơ tài liệu hay vật dụng dùng chung, cần tìm nhanh thì tủ cánh kính trong suốt thay vì tủ cánh thường là một lựa chọn phù hợp. Tủ cánh kính cũng khiến phòng rộng rãi, sáng sủa hơn.
Nếu văn phòng của bạn không được rộng rãi, không có không gian mở cửa tủ thì tủ sắt cánh lùa là một lựa chọn không tồi.
Tính linh hoạt
Bạn nên lựa chọn tủ tài liệu văn phòng bằng sắt dễ dàng di chuyển khi cần thiết. Những chiếc tủ sắt có khối lượng nhẹ giúp việc di chuyển dễ dàng hơn, kèm theo tủ được thiết kế phun sơn tĩnh điện nên chống xước.
Tủ tài liệu cũng phải phù hợp với không gian nội thất tổng thể của văn phòng. Hiện nay với thời buổi thay đổi công nghệ văn phòng giờ đa số dùng nội thất sắt màu sơn sáng nên một chiếc tủ sắt văn phòng rất phù hợp cho các bạn.
Độ bền
Đây cũng là một tiêu chí quan trọng khi lựa chọn tủ tài liệu văn phòng. Một chiếc tủ chắc chắn, bền sẽ giúp lưu trữ, bảo quản các hồ sơ quan trọng trong một thời gian dài và tiết kiệm chi phí đầu tư mua sắm mới cho doanh nghiệp.
Hiện nay, tủ tài liệu sắt được các văn phòng, công ty lựa chọn phổ biến. Tủ chịu được va đập, ăn mòn bởi hóa chất, không bị han gỉ hay điều kiện thời tiết. Nếu được bảo quản tốt, tủ tài liệu bằng sắt có thể sử dụng trong một thời gian dài.
